Tại môi trường công việc hiện đại, email là công cụ giao tiếp chủ yếu. Viết email đúng cách và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn tạo ấn tượng tốt trong mắt người nhận, đặc biệt là khi ứng tuyển vào các công ty. Hãy cùng Việc Làm YiYi tìm hiểu các kỹ năng cần thiết để viết một email ứng tuyển chuyên nghiệp cần thiết để viết một email ứng tuyển chuyên nghiệp.
1. Viết Tiêu Đề Thu Hút
Tiêu đề là yếu tố đầu tiên mà người nhận chú ý khi mở email, do đó hãy đảm bảo rằng tiêu đề của bạn ngắn gọn, rõ ràng và liên quan trực tiếp đến nội dung email.
Ví dụ: [ĐƠN ỨNG TUYỂN – TÊN ỨNG VIÊN – VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG]
2. Bố Cục Email Rõ Ràng
Một email chuyên nghiệp cần có cấu trúc rõ ràng để người nhận dễ dàng đọc và hiểu:
- Lời chào: Thân mật nhưng lịch sự, ví dụ: “Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],”
- Nội dung chính: Trình bày thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn, rõ ràng.
- Kết thúc: Đưa ra lời kêu gọi hành động (CTA) hoặc lời cảm ơn, ví dụ: “Rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty.”
3. Sử Dụng Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp
Tránh dùng ngôn ngữ suồng sã trong email công việc, đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác. Hãy sử dụng các câu từ lịch sự, chuyên nghiệp như:
- “Tôi xin phép được…”
- “Rất mong nhận được phản hồi của bạn…”
4. Kiểm Tra Chính Tả
Một email chuyên nghiệp không thể thiếu việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Một lỗi chính tả nhỏ có thể làm giảm độ tin cậy của bạn. Hãy sử dụng các công cụ như Grammarly hoặc Hemingway để kiểm tra trước khi gửi email.
5. Cá Nhân Hóa Email
Hãy cá nhân hóa email của bạn để tạo ấn tượng tốt. Đề cập đến tên người nhận hoặc một chi tiết cụ thể trong email, ví dụ:
- “Anh/Chị [Tên] thân mến, chúng tôi rất vui khi nhận được đóng góp quý báu từ anh/chị…”
6. Sử Dụng CTA Hiệu Quả
Hãy đề xuất một hành động rõ ràng và cụ thể trong email, nhưng tránh tạo cảm giác áp lực. Ví dụ:
- “Anh/chị vui lòng phản hồi trước thứ 6 tuần này để chúng tôi có thể hỗ trợ tốt nhất.”
7. Quản Lý Thời Gian Gửi Email
Thời gian gửi email cũng rất quan trọng. Gửi email vào những khung giờ vàng như buổi sáng (9h-11h) hoặc chiều (14h-16h) sẽ giúp email của bạn có khả năng được đọc cao hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Calendar hoặc Outlook Scheduling để lên lịch gửi email.
Ví Dụ Thực Tế Của Email Ứng Tuyển
Dưới đây là ví dụ về một email ứng tuyển chuyên nghiệp:
Lời Chào
Kính gửi Mr/Mrs [Tên người nhận] – [Chức danh người nhận], [Tên công ty],
Em là [Tên của bạn] – Cử nhân tốt nghiệp ngành [Tên ngành] tại Đại học [Tên trường].
Nội Dung
Em có đọc được thông tin tuyển dụng vị trí [Tên vị trí] của quý công ty trên trang chủ topcv.vn. Mặc dù mới ra trường, nhưng sau khi đọc bản mô tả công việc và các yêu cầu liên quan, em nhận thấy mình có thể là ứng viên phù hợp. Trong suốt thời gian học tập, em đã tích lũy được nhiều kiến thức và kỹ năng liên quan, cùng với đó là một tinh thần học hỏi không ngừng. Em tin rằng những điều này sẽ giúp em đáp ứng tốt nhu cầu của công ty.
Em rất ấn tượng với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của [Tên công ty]. Em tin rằng với tinh thần nhiệt huyết, sự sáng tạo và khả năng làm việc nhóm hiệu quả, em sẽ có thể đóng góp cho sự phát triển chung của [Tên công ty]. Rất mong có cơ hội được gặp và trao đổi trực tiếp với quý công ty để em có thể trình bày rõ hơn về khả năng và động lực của mình.
Kết Thúc
Em xin gửi kèm CV xin việc của mình để anh/chị có thể tham khảo thêm thông tin.
Cám ơn anh/chị đã xem xét email của em, rất mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng.